最近、会社のミーティングの形を変えました。ずっとNotionを使っていたんですが、やめました。
今は議事録はGoogleドキュメント、タスク管理とスケジュールはGoogleスプレッドシート。これだけです。
正直に言うと、最初は少し不安もありました。「退化してないか？」と笑。せっかく高機能なツールを使っていたのに、わざわざシンプルに戻すのはどうなんだろうと。でも結果は逆でした。一気に仕事が進み出しました。
体感で分かるくらい、生産性爆上がりしました。
なぜ、そんなことが起きたのか。
Notionが悪いわけではありません。むしろかなり優秀です。データベースも作れるし、構造化もできるし、プロジェクト管理も美しく整理できる。いわば“整った世界”を作れるツールです。だからずっと使っていましたし、良かったと思っています。
なんですが、ここで大きな反省があります。
私は、生産性が上がらない理由を「自分の処理能力」や「時間の足りなさ」のせいにしていました。でも実際は違ったんです。仕事が進みづらい構造を、自分で作っていたんです。
オーバースペック
notionで、使っていない機能が山ほどありました。ページも増え、ビューも増え、タグも増える。すると「あれ、どこだっけ？」という時間が増える。
この“探す時間”が、想像以上にエネルギーを奪っていました。
しかもそれを、「ちゃんと管理している証拠」だと思っていた。ここが一番の落とし穴でした。
ちゃんと管理しているがために起こる、情報を探す苦労、理解するための負荷を考えられていなかったんです。
心理学的にいうと：
心理学でいうと、人間の脳は選択肢が増えるほど意思決定にエネルギーを使うと言われています。
いわゆる決定疲れ（decision fatigue）です。
どのページを開くか、どのデータベースを見るか、どのビューで確認するか。（そもそも、どこにあるか？^^;）小さな選択の連続が、毎日積み重なっていました。
さらに大きかったのは、認知負荷です。情報が整理されすぎていると、その構造を理解するための負荷が上がる。きれいに整理されているのに、動く前に考えなければならない。つまり、“『かなり』頭を使わないと使えない仕組み”を自分で作っていたんです。
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一方、Googleドキュメントとスプレッドシートはどうか。議事録は1枚のドキュメント。タスクは1枚のシート。横に並べると全部が見える。階層も複雑なビューもない。だから「あ、これ必要だな」と即座に気づける。
今までは、リリース直前になって「あ、決済フォーム作らなきゃ」という事故が普通にありました。でも今は違います。リリース日から逆算して、やることがシンプルに並んでいる。だから事前に気づける。そして「これお願いできますか？」と早めに振れる。抱え込まなくなりました。
ここでやっと分かりました。生産性が低かったのは、能力の問題ではなかった。
多機能・高機能を使ったことによる、構造の問題だった。そして、その構造を作っていたのは、他でもない自分でした。
便利＝生産性ではない。
多機能・高機能＝効率ではない。
むしろ、便利すぎると選択肢が増え、思考が分散し、エネルギーが奪われることもある。私の場合は、まさにそれでした。
もし今、「忙しいのに進まない」と感じているなら、自分（やチーム）を責める前に、構造を疑ってみるのもいいかもしれません。能力不足ではなく、設計ミスという可能性もある。
今回の学びはシンプルです。生産性を上げるために必要なのは、能力向上よりも構造の最適化かもしれないということ。
多機能で便利なものを使いこなすことよりも、
少機能で簡単な構造を作ること。
その方が、人間は動きやすいということです。
最近の大きな気づきでした。
ー西埜巧祐
PS
私は「最新ツール」が好きなタイプです笑。でも今回分かったのは、多機能より、簡単さのほうが大事だということ。もし今、頑張っているのに成果が出ないなら、頑張り方より設計を見直してみるのもアリです。
多機能が自分を詰まらせていないか、一度チェックしてみてください。
PPS
notionのことを悪く言っているわけじゃありません。単純に、今の会社やチームの状況から、オーバースペックだったということです。notionはwikiのような機能で、さまざまな情報を集約できるメリットがあります。
でも、今の会社で、そんなたくさんの情報を整理する必要がなかったんですよね笑。
イメージで言うと、notionを入れたのは、
家に収納するモノが少ないのに、引き出しをたくさん買ってしまった感じ。
引き出しがたくさんあって、どこに何があるかわからない。
Googleドキュメントとスプレッドシートにすることで、引き出しが減って、必要なものをすぐ見つけられるようになった。そんな感じです。
もし、会社で共有すべき情報が多くなってきたら、再度notionの導入を考えています。